ShapeYourFuture | Was E-Mailen mit Kiffen zu tun hat
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Was E-Mailen mit Kiffen zu tun hat

Was E-Mailen mit Kiffen zu tun hat

Täglich werden 281 Milliarden E-Mails versendet – so die aktuellen Schätzungen von The Radicati Group. Ein Büromitarbeitender erhält also täglich durchschnittlich rund 120 E-Mails laut den Berechnungen von DMR Business Statistics. Von diesen 120 E-Mails sind die wenigsten relevant. Der grösste Teil ist Werbung, Newsletter und Spam.

Ach, das ist doch kalter Kaffee, denken Sie vielleicht. Richtig, die Diskussion um den Zeitfresser E-Mail ist bereits Anfangs Jahrtausend entfacht. Doch an Brisanz hat die Thematik nicht verloren – verbringen wir doch Stunden um Stunden in der Inbox. Wir schreiben E-Mails – natürlich nur relevante – wir lesen, sortieren, löschen oder markieren E-Mails als ungelesen, weil wir sie zwar gelesen haben, aber jetzt grad nicht beantworten wollen. Wenn wir nur mal die Zeit hochrechnen, um den digitalen Müll auszusortieren, verbringen Manager laut einer Untersuchung des Henley Management College täglich rund 40 Minuten hochbezahlte Arbeitszeit.

Zudem sind E-Mails einer der grössten Unterbrecher. Wir checken unsere Mailbox ständig, manche von uns haben gar die Pop-up-Fenster aktiviert. Diese Ablenkungen sind so häufig, dass unser IQ sinkt. Dies hat Glenn Wilson am King’s College der Universität London in einem Experiment gezeigt. Er liess eine Gruppe eine Aufgabe lösen und traktierte sie gleichzeitig mit E-Mails. Eine Kontrollgruppe musste dieselbe Aufgabe lösen, statt E-Mails beantworten durften die Probanden einen Joint rauchen. Wer hat die Aufgabe schneller und besser gelöst? Die Kontrollgruppe. Was das für Sie bedeutet? Salopp gesagt: Sie und Ihre  Mitarbeiter arbeiten wahrscheinlich unter dem Kiffer-Niveau…

Weil das E-Mailen so viel Zeit kostet und uns vom Arbeiten abhält haben grosse Firmen teilweise zu radikalen Massnahmen gegriffen. So hat zum Beispiel Intel hat als eine der ersten sogenannte «No-Email-Fridays» eingeführt. Tage, an denen die internen E-Mails verboten waren. Wollte nicht François Hollande in Frankreich grösseren Firmen das E-mailen abends und am Wochenende verbieten? Doch trotz aller Ideen und Massnahmen steigt die E-Mail Flut stetig.

Wir haben uns wohl oder übel an diesen Zustand gewöhnt. Doch es gibt Tipps und Tricks, wie Sie Ihre Zeit fürs E-mailen massgeblich optimieren können um mehr Zeit für wichtigere Dinge zu haben.

Die Inbox ist die Prioritätenliste anderer – Die meisten Leuten öffnen als erstes ihre Inbox. Manche warten nicht mal bis sie im Büro sind sondern machen das schon im Bett oder beim Morgenkaffee. Wunderbar, eine volle Inbox gaukelt Ihnen vielleicht vor, wichtig zu sein und gebraucht zu werden. Doch sind es tatsächlich Ihre Prioritäten? Beginnen Sie Ihren Tag nicht mit den Prioritäten anderer und meiden Sie die Inbox, bis Sie Ihre wichtigsten Dinge erledigt haben. Ausser Sie seien im Backoffice eines Call Centers in der E-Mail-Schicht eingeteilt…

Nur 1 Mal lesen – Die goldene und effektivste Regel ist: Lesen Sie eine E-Mail nur einmal. Entscheiden Sie sofort, ob Sie die E-Mail beantworten, delegieren, terminieren oder löschen. Wenn Sie nicht länger als drei Minuten für die Antwort brauchen, antworten Sie sofort. Wenn die Replik längere Zeit in Anspruch nimmt oder Sie noch einige Abklärungen treffen müssen, terminieren Sie die E-Mail. Was Sie delegieren können, leiten Sie weiter und was nicht wichtig ist – das betrifft eh den grössten Teil – löschen Sie.

Dezidierte Zeiten – Definieren Sie Zeiten, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Vermeiden Sie ständige Unterbrechungen, indem Sie rasch die E-Mails checken. Beliebt aber hochgradig ineffizient sind auch Pop-up-Fenster. Diese reissen Sie jedes Mal aus Ihrer Arbeit. Solche ständigen Unterbrechungen sind Gift für Ihre Produktivität. Ein- oder zweimal täglich fixe Zeitfenster, während derer Sie hochkonzentriert und effizient die digitale Kommunikation abwickeln, schaffen Ihnen viel Freiraum für wichtigere Dinge.

Keine CC-Mails – Als Führungskraft erhalten Sie sicherlich viele CC-Mails von Mitarbeitenden, die sicherstellen wollen, dass Sie über alles informiert sind oder die ihren Kollegen Druck machen möchten, indem sie den Chef CC setzen. Das schafft unnötigen Aufwand. Seien Sie ein Vorbild und etablieren Sie in Ihrer Firma die Regel, keine CC-Mails mehr zu senden. Wollen Sie, dass Ihr Vorgesetzter das Protokoll kennt, schreiben Sie eine direkte E-Mail und sagen Sie dem Empfänger direkt, was Sie von ihm wollen. Einleitungen wie «Wir sind auf Kurs mit dem Projekt» oder «wir haben ein Zeitproblem und folgende Massnahmen eingeleitet … ich brauche bei xy noch deine Unterstützung …» sind für den Empfänger eine klare Botschaft. Achten Sie darauf, dass der Empfänger bereits beim Betreff erkennt worum es geht.

Braucht es wirklich eine E-Mail? – Bevor Sie eine E-Mail schreiben, stellen Sie sich stets die Frage, ob es die richtige Kommunikationsform ist. Könnte das Anliegen mit einem Telefon rascher und persönlicher erledigt werden? Oder geht es um einen Konflikt, bei denen E-Mails eher Öl ins Feuer sind und nur ein Gespräch die Situation klären kann? Oder ist der Inhalt überhaupt wichtig für den Empfänger? Die Flut an E-Mails, von denen weit über die Hälfte ungelesen gelöscht wird, rät zur kritischen Prüfung.

Übrigens ist am 8.8.2018 der 8. internationale «No Email Day». Wenn Sie also noch was ganz Wichtiges zu sagen haben, schreiben Sie Ihre E-Mail an diesem Tag. Dann haben Sie die volle Aufmerksamkeit in der Inbox 😉